Tutorial menggunakan fasilitas mail marge ms word dalam membuat surat masal

Cara membuat surat masal / mail merge pada microsoft office word

Tutorial Microsoft Word

Fungsi mail merge pada ms word sangat membantu pengguna komputer untuk membuat surat edaran dengan jumlah yang banyak tanpa harus mengetik satu per satu surat. Akan tetapi dengan fungsi ini kita hanya perlu membuat satu template untuk semua surat dan membuat data base yang akan di hubungkan dengan template surat.
Melanjutkan postingan sebelumnya tentang fungsi dari mail merge pada ms word, pada postingan kali ini saya akan berbagi tentang cara membuat surat masal dengan menggunakan fungsi mail merge pada microsoft office word. Untuk membuat surat masal pada microsoft office word, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buat template surat yang akan dibuat surat masal
2. Klik menu mailings pada menu bar, selanjutnya pilih select recipient pada group start mail merge.
3. Pada popup menu, pilih Type New List.
   
   
4. Selanjutnya akan muncul jendela new address list, klik customize columns untuk menyesuaikan dengan kolom yang anda buat.
   
   
5. Hapus data yang ada pada field name, dan sisakan data sesuai dengan kebutuhan anda, kemudian ganti nama field sesuai dengan data pada surat anda. Jika anda menghapus field name, usahakan dari bawah ke atas untuk memudahkan menghapus data field.
   
   
6. Selanjutnya klik OK dan pilih OK lagi pada jendela new address list. kemudian anda akan dibawa pada folder dimana database anda akan disimpan. Kemudian beri nama data base anda dan simpan.
   
   
7. langkah selanjutnya, buka folder dimana database anda tersimpan. Database yang tersimpan biasanya mempunyai format access.
   
   
8. Isi database anda sesuai yang anda inginkan dan simpan.
9. Selanjutnya buka lembar kerja ms word anda, dan klik preview result untuk melihat hasilnya.
   
   
10. Selamat mencoba dan semoga berhasil.
11. Klik anak panah kekanan atau kekiri pada preview result untuk melihat surat masal dengan nama yang lain.

Fungsi "IF" dan cara penggunaannya

Rumus IF Excel – Berikut tutorial dan langkah langkah penggunaan fungsi rumus excel IF beserta contoh cara menghitungnya. Sama dengan ulasan artikel sebelumnya, kali ini kita akan membahas tentang rumus fungsi microsoft excel yang sangat umum digunakan dalam soal logika pada excel. Ya, apalagi jika bukan rumus IF? Nah, mungkin bagi sebagian orang masih ada yang belum mengerti tentang apa itu rumus IF excel, berikut kami berikan penjelasan singkatnya. Singkat kata, rumus excel if ini merupakan salah satu fungsi Excel dalam kategori atau kelompok logical yang sering dibutuhkan untuk melakukan uji logika pada rumus microsoft excel.

Fungsi if pada excel digunakan jika ada pernyataan ekspresi logika yang mempunyai perintah diantara “salah” atau “benar”. penggunaan fungsi IF erat kaitannya dengan fungsi logika atau ekspresi logika. Berikut langkah atau panduan cara penggunaan fungsi if pada microsoft excel 2007. Dengan kata lain fungsi IF excel ini akan mengambil suatu kondisi tertentu kemudian menentukan nilai TRUE atau FALSE. Nilai TRUE adalah nilai dimana kondisi tersebut terpenuhi dan nilai FALSE adalah nilai untuk kondisi yang tidak terpenuhi.

Mengenal Fungsi Logika pada Excel

Rumus Fungsi IF adalah sebuah rumus yang digunakan sebagai pengecek atau membandingkan suatu kondisi atau syarat agar ketika syarat itu terpenuh maka akan memilih nilai sebuah nilai dan ketika syarat itu tidak terpenuhi maka akan memilih nilai yang lain, rumus if juga dapat ditambahkan dengan rumus fungsi excel lainnya, kita akan mempelajari beberapa hal yang dapat dilakukan dari rumus fungsi if yang akan kami jelaskan berikut ini.

Penggunaan Fungsi Rumus IF di Excel Beserta Contoh

Operator Pembanding (Comparison Operator)

Operator Pembanding sesuai dengan namanya operator ini digunakan untuk membandingkan dua buah nilai yang akan digunakan untuk menentukan apakah syarat atau kondisi tersebut terpenuhi atau tidak, operator ini membantu dalam penggunaan rumus fungsi IF, berikut operatornya beserta fungsinya :

ada beberapa Rumus Fungsi Excel yang dapat digunakan untuk membantu penghitungan logika seperti :

And

Or

Not

untuk lebih jelasnya anda dapat melihat pada Operator Microsoft Excel.

Penggunaan IF tunggal / sederhana / sendiri

IF tunggal digunakan untuk menentukan apakah suatu nilai tersebut memenuhi atau tidak

misal jika ada sebuah nilai yang sudah di ketahui dan kita ingin nilai itu memenuhi syarat atau kondisi yang sudah kita tentukan, maka kita cukup menggunakan sebuah rumus excel IF untuk mengetahuinya berikut penulisan rumusnya :

=IF(value_test;value_true;value_false)

Keterangan rumus IF diatas:

• Logical_test untuk kondisi atau syarat yang akan digunakan untuk menentukan apakah nilai tersebut memenuhi atau tidak memenuhi kondisi atau syarat
• Value_true untuk sebuah nilai yang akan dipilih ketika kondisi atau syarat terpenuhi atau benar(TRUE)
• Value_false untuk sebuah nilai yang akan dipilih ketika kondisi atau syarat tidak terpenuhi atau salah(FALSE).

Penggunaan IF majemuk / ganda / bertumpuk

IF majemuk adalah sebuah IF yang dapat digunakan untuk menguji sebuah nilai yang memerlukan banyak syarat atau tahap agar dapat menentukan apakah memenuhi syarat atau tidak

Disini saya memiliki 2 contoh, contoh sederhana dan contoh yang kompleks

Contoh sederhana mencari tau apakah nilai yang di masukkan mendapat nilai A, B, atau C :

Penjelasan rumus :

Pada gambar terdapat 3 buah syarat dimana

• Syarat ke 1 jika nilai dibawah 50 maka mendapatkan nilai C.
• Syarat ke 2 jika nilai diatas samadengan 50 atau dibawah sama dengan 60 maka mendapatkan nilai B.
• Syarat ke 3 jika nilai diatas 60 maka akan mendapatkan nilai A.

Contoh kompleks nya bagaimana menggunakan IF bercabang, jika saya ingin mengetahui bagaimana cara menentukan tahun itu kabisat atau bukan.

Untuk lebih jelasnya seperti berikut ini:

Penjelasan rumus :

• Syarat ke 1 jika tahun habis dibagi 400 maka kabisat
• Syarat ke 2 jika tahun tidak habis dibagi 400 dan habis dibagi 100 maka bukan kabisat
• Syarat ke 3 jika tahun tidak habis dibagi 400 dan tidak habis dibagi 100 dan habis dibagi 4 maka kabisat
• Syarat ke 4 jika tahun tidak habis dibagi 400 dan tidak habis dibagi 100 dan tidak habis dibagi 4 maka bukan kabisat.

Penggunaan IF dengan Aritamatika

IF memerlukan data atau nilai yang sudah diolah agar dapat ditentukan apakah nilai yang sudah diolah tersebut sudah memenuhi atau tidak, untuk melakukannya biasanya memerlukan 3 sampai 4 cell dimana :

• cell 1 digunakan untuk nilai pertama
• cell 2 digunakan untuk nilai kedua
• cell 3 digunakan untuk menghitung antara cell 1 dengan cell 2
• cell 4 digunakan IF untuk menentukan dari cell 3

anda dapat menyingkatnya menjadi 2 sampai 3 cell dimana :

• cell 1 digunakan untuk nilai pertama
• cell 2 digunakan untuk nilai kedua
• cell 3 digunakan untuk IF.

Penggunaan IF dengan Kalimat

Tidak semua IF harus membandingkan angka, IF juga bisa digunakan untuk membandingkan huruf, berikut cara penulisan rumusnya :

perlu diingat jika menggunakan huruf pada Rumus Fungsi IF harus menggunakan tanda ” ” (kutip).

Penggunaan IF dengan LEFT , RIGHT , MIDLE

rumus IF juga dapat mengambil beberapa huruf dari sebuah kata, misal jika mahasiswa memiliki kode 14xxxxxxx maka akan diambil hanya angka 14 yang mewakili mahasiswa masuk pada tahun 2014 atau jika ada kode pengiriman barang seperti regxxxxx maka akan diambil kata reg yang mewakili kata “reguler”

fungsi if dapat mengambil sebagian kata baik di kiri, tengah, kanan dimana terdapat kode unik yang dapat di baca
rumus fungsi IF LEFT
mengambil huruf yang ada disebelah paling kiri dari sebuah kata :

Penjelasan rumus :

=if(left(a2;2)=”14″;2014;”tidak ada tahun”)

• Rumus =if( sebagai awal bagian rumus if
• Left(a2;2) berfungsi sebagai rumus yang digunakan untuk mengambil huruf yang paling kiri dalam sebuah kata, a2 adalah letak cell yang diambil hurufnya, 2 adalah banyaknya huruf yang diambil
• Bagian =”14″ adalah sebuah test apakah hasil dari Rumus Fungsi LEFT sama dengan kata 14 (dalam hall ini angka 14 tetap dianggap sebagai huruf bukan angka jadi dalam penulisan rumusnya tetap menggunakan tanda kutip( ” ” ) untuk lebih jelasnya shilahkan lihat disini )
• Bagian ;2014 jika hasil dari Rumus Fungsi LEFT sama dengan kata 14 atau jika hasil bernilai true(benar)
• Bagian ;”tidak ada tahun” jika hasil dari Rumus Fungsi LEFT tidak sama dengan kata 14 atau jika hasil bernilai false(salah).

Rumus fungsi IF MID

mengambil dari huruf yang berada ditengah kata :

Penjelasan rumus :

=if(mid(a5;3;3)=”reg”;”reguler”;”yanglain”)

• Rumus excel =if( sebagai awal bagian rumus if
• Mid(a5;3;3) berfungsi sebagai rumus yang digunakan untuk mengambil huruf yang berada ditengah dalam sebuah kata, a5 adalah letak cell yang diambil hurufnya, 3 pertama adalah pada huruf keberapa huruf akan diambil, 3 kedua adalah banyak huruf yang akan diambil
• Bagian =”reg” adalah sebuah value yang akan digunakan untuk mengetahui apakah hasil dari Rumus Fungsi MID sama dengan kata reg
• Bagian ;”reguler” dipilih jika hasil Rumus Fungsi MID adalah reg maka akan tertulis “reguler” atau jika hasil bernilai true(benar)
• Bagian ;”yanglain” dipilih jika hasil Rumus Fungsi MID bukan reg maka akan tertulis “yanglain” atau jika hasil bernilai false(salah).

Rumus fungsi IF right

mengambil dari huruf yang ada di sebelah paling kanan dari sebuah kata

Penjemasan Rumus :

=if(right(a8;1)=”3″;”3 hari”;”tidak hari”)

• Bagian =if( adalah awal penulisan rumus fungsi IF
• Right(a8;1) berfungsi sebagai rumus yang digunakan untuk mengambil huruf pada bagian paling kanan dari sebuah kata, a8 adalah letak referensi kata yang diambil katanya, 1 adalah banyaknya huruf yang diambil dimulai dari paling kanan
• Bagian =”3″ adalah sebuah tester apakah hasil dari Rumus Fungsi RIGHT sama dengan kata 3 (dalam hall ini angka 3 dibaca sebagai huruf bukanlahh angka oleh karena itu digunakan tanda kuti ( ” ” untuk lebih jelasnya silahkan liat disini )
• Bagian ;”3 hari” adalah sebagai value_true, dipilih jika hasil dari Rumus Fungsi RIGHT sama dengan 3 maka akan tertulis 3 hari
• Bagian ;”tidak hari” adlah sebagai value_false, dipilih jika hasil dari Rumus Fungsi Right tidak sama dengan 3 maka akan tertulis “tidak hari”.

Penggunaan IF dengan Tanggal

Rumus fungsi IF bisa ditambahkan rumus lain seperti rumus untuk tanggal, hal ini dapat membantu menentukan apakah hari yang di tentukan sudah terlewat atau belum, menghitung jumlah hari / bulan / tahun antara dua tanggal

contoh 1, mengetahui apakah tanggal sekarang sama dengan tanggal yang kita tentukan menggunakan rumus fungsi today :

Penjelasan Rumus:

=if(a1=today();”sekarang”;”bukan sekarang”)

• Bagian =if( adalah awal Rumus Fungsi IF
• a1 adalah letak referensi tanggal yang akan ditentukan apakah sama dengan tanggal yang dibandingkan
• Sama dengan(=) adalah operator pembanding
• Today() adalah salah satu rumus tanggal yang ada di Microsoft Excel 2007 yang digunakan untuk mengetahui tanggal sekarang bisa dilihat pada tanggal yang ada di pc/laptop agan, untuk lebih jelasnya silahkan lihat disini
• “sekarang” adalah value_true, akan ditulis atau ditampilkan ketika syarat atau kondisi terpenuhi atau value bernilai benar(salah)
• ;”bukan sekarang” adalah value_false, akan ditulis atau ditampilkan jika syarat atau kondisi tidak terpenuhi atau value bernilai false(benar).

Contoh 2, untuk mengetahui apakah tanggal tersebut libur atau tidak menggunakan rumus fungsi choose dan rumus fungsi weekday :

Penjelasan rumus :

=if(choose(weekday(a1;1);”minggu”;”senin”;”selasa”;”rabu”;”kamis”;”jum’at”;”sabtu”)=”minggu”;”hari libur”;”hari tidak libur”)

Ada 3 bagian dalam rumus ini

Bagian =if( sebagai awal penulisan rumus.

Bagian pertama sebagai test_valuenya sebagaimana,

• Choose digunakan untuk mengubah dari angka menjadi bilangan yang sudah kita tentukan
• Weekday untuk mengubah hari menjadi angka sesuai urutan
• Bagian ;”minggu” adalah value pertama yang dipilih jika hasilnya 1
• Bagian ;”senin” adalah value kedua yang dipilih jika hasilnya 2, dan seterusnya

Bagian kedua sebagai value_true(benar) atau jika nilai benar hari ini hari minggu
– “hari ini libur” jika hari ini adalah hari minggu atau nilai benar minggu, maka tertulis hari ini hari libur

Bagian ketiga sebagai value_false(salah) atau jika nilai salah hari ini bukan hari minggu
– “hari ini tidak libur”.

Penggunaan IF untuk mengecek apakah kosong(empty) atau tidak(not)

IF juga dapat menggunakan rumus ISBLANK, apa itu ? ISBLANK adalah rumus fungsi excel yang digunakan untuk mengecek apakah field atau cell yang ada pada table excel kosong atau tidak.

Ada cara lain untuk mengetahui apakah suatu cell itu kosong atau tidak selain menggunakan rumus ISBLANK kita juga dapat menggunakan dua tanda kutip ( “” ).

Dengan adanya ini kita dapat memebuat sebuah laporan dimana jika belum terisi atau masih kosong maka kita bisa membuat sebuah perintah untuk mencetak sesuatu.

contoh sederhananya adalah peminjaman buku, jika buku yang dipinjam belum dikembalikan maka tanggal kembali kosong, lalu jika field kembali kosong maka akan tertulis belum dikembalikan, untuk lebih jelasnya silahkan lihat contoh penggunaan rumus ini :

Contoh 1 menggunakan ISBLANK :

Penjelasan Rumus :

• if(isblank(c3);”belum dikembalikan”;”sudah dikembalikan”)
• Tulisan =if( adalah bagian awal dari rumus if
• isblank(c3) adalah rumus fungsi yang digunakan untuk mengecek apakah kosong atau tidak dan juga sebagai value_test, c3 adalah letak atau posisi cell yang dilihat atau di cek
• Titik koma(;) sebagai pemisah antara value_test dengan value_true
• “belum dikembalikan” sebagai value_true(benar) , dipilih jika nilai memenuhi kondisi atau syarat pada value_test
• “sudah dikembalikan” sebagai value_false(salah) , dipilih jika nilai memenuhi kondisi atau syarat pada value_test.

Contoh 2 menggunakan TANDA DUA KUTIP ( “” ), tanda ini juga dapat kita gunakan untuk melihat apakah cell kosong atau tidak karena tanda dua kutip ( “” ) artinya kosong atau tidak ada apa berbeda jika diantara tanda dua kutip terdapat spa si atau jarak ( ” ” ) artinya tidak kosong terdapat tanda spasi berikut contoh penggunaan tanda dua kutip ( “” ).

Penjelasan rumus :

=if(c3=””;”belum dikembalikan”;”sudah dikembalikan”)

• Bagian dari rumus excel =if( adalah awal rumus fungsi IF
• c3=”” adalah fungsi untuk mengetahui apakah cell c3 sama dengan kosong
• bagian ;”belum dikembalikan” sebagai value_true(benar) jika nilai sudah memenuhi syarat maka akan tercetak “belum dikembalikan”
• bagian ;”sudah dikembalikan” sebagai value_false(salah) jika nilai tidak memenuhi syarat maka akan tercetak “sudah dikembalikan”.

Contoh 3, menggunakan fungsi OR, ada banyak hall yang dapat digunakan untuk menandai kalau cell tersebut kosong beberapa program biasanya menandainya dengan tanda minus/strip ( – ) ada juga yang menggunakan spas ( ), kita menggunakan fungsi OR untuk menggabungkan semuah tanda tersebut untuk menyatakan cell tersebut kosong hall ini diperlukan karena jika mengisi selain lambang itu maka akan dianggap cell itu isi.

Penjelasan rumus :

=if(or(c3=””;c3=”-“;c3=” “;”belum dikembalikan”;”sudah dikembalikan”)

• Tulisan =if( adalah bagian awal dari rumus if
• or(c3=”-“;c3=””;c3=” “) adalah operator fungsi logika yang digunakan untuk melihat apakah nilai memenuhi syarat atau tidak dengan 3 kondisi pertama c3=”-” apakah c3 isinya sama dengan tanda minus(-) atau kedua c3=” ” apakah c3 isinya sama dengan spasi atau ketiga c3=”” apakah nilainya sama dengan kosong
• ;”belum dikembalikan” adalah bagian value_true jika nilai memenuhi syarat maka akan dicetak atau ditulis belum dikembalikan
• ;”sudah dikembalikan” adalah bagian value_false jika nilai memenuhi syarat maka akan di cetak atau ditulis sudah dikembalikan